Кассовые разрывы: о чем они говорят и как их избежать
Что такое кассовый разрыв, пожалуй, представляет каждый взрослый человек, даже если никогда не слышал этого словосочетания. Многим знакома ситуация, когда нужно платить по счетам, выполняя обязательства, а денег совсем нет, но они должны вот-вот появиться. Если давать точное определение, то кассовый разрыв — это временное отсутствие денежных средств, необходимых для финансирования наступивших очередных расходов по бюджету. Это могут быть счета от поставщиков и подрядчиков, зарплата сотрудникам и т.д. В подобных ситуациях могут оказаться как индивидуальные предприниматели и небольшие компании, так и крупные предприятия.
По своему опыту работы могу сказать, что с кассовым разрывом можно и нужно бороться. Существуют эффективные методы минимизации рисков по отсутствию средств для погашения обязательств, но сначала немного поясню, чем опасны такие ситуации.
Частые просрочки по платежам приводят не только к штрафам и пени, но и к потере доверия со стороны партнеров. Это значит, что можно будет забыть об отсрочках, что, в свою очередь, приведет к задержкам поставок товаров и услуг. Постоянные задержки с выплатой заработной платы приводят к тому, что сотрудники либо увольняются, либо перестают работать со всей отдачей, соответственно, падает качество, и деятельность предприятия попадает под угрозу.
А теперь о том, что приводит к кассовым разрывам. Приведу основные причины:
- нет графика платежей и их приоритетности (нет понимания, что и когда нужно платить, неумение расставляеть приоритеты либо игнорирование этих мер);
- дебиторская и кредиторская задолженности (долги покупателей и долги перед поставщиками, банками, ИФНС и пр.);
- незапланированное расходование денежных средств (например, учредитель решил выплатить дивиденды или ИП забрал все деньги на личные нужды);
- безграмотное расходование финансов (например, погасили 5-летний кредит за 1 год или внесли предоплату за товар, поставка которого состоится через 3 месяца и т.д.).
- убыточная деятельность (расходы превышают доходы).
Как избежать кассового разрыва? Есть ли для этого какой-то инструмент, понятный и доступный?
Когда я работала финансовым менеджером в одной крупной рекламной компании, там были «экселевские портянки» с неимоверным количеством столбцов, заполненных цифрами. Именно эта трехкилометровая таблица помогала грамотно планировать бюджет и избегать разрывов по платежам, и именно ее я советую вести всем, кто хочет контролировать ситуацию в своем бизнесе.
Что было в этой таблице:
- планирование предстоящих платежей;
- планирование поступления денежных средств от покупателей;
- планирование поступлений денег с других источников;
- контроль за заявками на платежи;
- планирование очередности платежей (приоритетность).
Подобная таблица составлялась сразу на год, но контроль и корректировки проводились ежемесячно. Контроль за платежами осуществлялся каждый день. С раннего утра заносились данные по приходу денег (как правило, это поступления на расчетный счет), тут же проверялись заявки на оплату. Если денег на погашение платежей по обязательствам в этот день не хватало, то платежи переносили на следующий день.
Возможно, кто-то скажет, что такое планирование требует много времени и работы отдельного специалиста, а это дополнительные расходы. Смею не согласиться. На старте собственного бизнеса с планированием и контролем платежей можно справиться самостоятельно, достаточно пройти экспресс-обучение по теме. Кроме того, сейчас подобные услуги предоставляются на аутсорсе — это тоже вариант, пока ваша деятельность набирает обороты. Ну а когда появится возможность, можно уже взять специалиста в штат, который будет заниматься не только контролем денежных потоков, но и оптимизацией расходов и регулярным финансовым анализом деятельности компании.