Если у вас нет юриста
Рекомендации и лайфхаки для компаний, у которых нет собственного юриста
Зачастую мелкие и средние предприятия не могут себе позволить или просто не видят необходимости в найме штатного юриста. Поговорим о минимальном списке пунктов из области корпоративного и договорного права, которые в таком случае необходимо самостоятельно контролировать руководителю бизнеса.
- Уставные и регистрационные документы
Оригиналы всех уставных документов и документов о государственной регистрации необходимо хранить в одном месте (желательно — в сейфе). Также рекомендуем иметь хотя бы по несколько нотариально заверенных копий для тех случаев, когда надо срочно предоставить их по требованию госорганов, для тендера и т.п.
В зависимости от организационно-правовой формы и даты создания список может различаться, но, как правило, это: Учредительный договор, Устав, Свидетельство ОГРН или Свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя / Выписка из ЕГРИП, Свидетельство ИНН/КПП, Свидетельство о присвоении кодов ОКВЭД, документы о регистрации в соцфондах, лицензии и разрешения, членство в СРО (если это необходимо по роду деятельности), сертификаты, регистрация и т.п. на производимую/реализуемую продукцию, а также протоколы общего собрания акционеров и приказы о назначении ключевых сотрудников (генерального директора, главного бухгалтера и т.п.) и т.д. Ни в коем случае не выбрасывайте «просроченные» документы: приказы на старых директоров, истекшие лицензии или свидетельства, уже выведенные из оборота. Пусть они все лежат в одном файле в хронологическом порядке. - Устав
Проверьте, было ли обновление устава после масштабных изменений корпоративного законодательства в 2014 году. То есть, например, если вы все еще ЗАО и ОАО — вам нужно обновить устав. Если вы его давно не читали — рекомендуем внимательно перечитать: уставные виды деятельности, порядок одобрения крупных сделок, разделение полномочий между генеральным директором и общим собранием участников/акционеров, порядок купли и продажи долей (акций). Практика показывает, что зачастую устав просто скачивается из интернета или готовится регистрационной фирмой и никто не удосуживается его прочесть даже в момент создания бизнеса. При этом многие пункты имеют решающее значение, как для операционной деятельности компании, так и для регулирования взаимоотношений ее владельцев. - Юридический адрес
В идеале (то есть по закону) юридический и фактический адрес компании должны совпадать и компания должна стоять на учете в налоговой инспекции по адресу регистрации. В реальном мире компании часто переезжают и юридический адрес при этом не меняют, экономя средства и усилия на внесение изменений в ОГРН, разрешительные документы и смену налоговой. В этом случае как минимум необходимо убедиться, что по юридическому адресу есть действующий договор аренды, указанный адрес не является адресом массовой регистрации. Даже в период самоизоляции налоговая не прекращала закрывать предприятия по основанию отсутствия по юридическому адресу. Поэтому самый оптимальный вариант — регистрация компании по адресу фактического нахождения. - Протокол собрания участников/решение единственного участника
В случае принятия решения по вопросам, указанным в уставе, должны быть составлены протоколы собрания участников (акционеров). Как минимум в вашей папке с корпоративной документацией (см. п.1) должны быть: протоколы (решения) об избрании и прекращении полномочий генерального директора, а также протокол ежегодного собрания акционеров (участников). Последний документ в обязательном порядке составляется раз в год в ограниченный отрезок времени после прекращения финансового года. Как правило, в этом документе утверждаются финансовые результаты общества за предыдущий год, решается вопрос о распределение чистой прибыли (дивиденды), назначается аудиторской проверка и размер оплаты (если применимо). - Генеральный директор
Убедитесь, что назначение директора было должным образом оформлено, а именно: есть правильно оформленный протокол/решение и приказ. Обратите внимание, что срок назначения должен соответствовать уставу, а также на то, что генеральный директор — это единственный сотрудник, который может работать по совместительству в другой компании, но только при наличии соответствующего согласования от собственника.
Срок полномочия генерального директора. Проверьте по уставу, на сколько лет избирается единоличный исполнительный орган компании, чтобы заблаговременно продлить и зарегистрировать его полномочия. Не забудьте направить соответствующее уведомление в обслуживающий банк, клиентам и поставщикам. - Доверенности
Все доверенности также рекомендуется хранить в отдельном файле — причем как действующие, так и истекшие. Ситуация, когда необходимо подтвердить чьи-то полномочия по подписанию документов, составленных 5 или даже 10 лет назад, — не такая уж и редкость. Обратите внимание, что, по общему правилу только генеральный директор имеет право подписывать какие-либо документы от имени компании без доверенности и выпускать доверенности без нотариального заверения. Еще одна распространенная ошибка: не бывает доверенностей на подписание документов «за директора». Бывают доверенности на совершение тех или иных действий от имени компании, выданные генеральным директором. Для экономии средств на нотариуса, а также большую прозрачность структуры полномочий рекомендуем выпускать доверенности без права передоверия и иметь четкую матрицу, какой позиции предоставлен какой объем полномочий (например, доверенность на подписание сделок выдается только коммерческому и операционному директорам и только на сумму, не превышающую 100 000 рублей). - Лицензии, разрешения, декларация и другие разрешительные документы
Если деятельность вашего бизнеса или ваши товары подлежат лицензированию или сертификации (декларированию), рекомендуем составить график срока действия такой разрешительной документации. Уведомление о необходимости продления или обновления того или иного документа должно появляться заблаговременно, чтобы вы успели осуществить все необходимые формальности и процедуры. - Аренда
Еще один документ, который, к сожалению, никто не читает, пока не случается авария или конфликт с арендодателем. Часто руководителям кажется, что достаточно согласовать арендную ставку и срок аренды, и дело в шляпе. На самом деле в арендных договорах есть еще ряд пунктов, имеющих критическое значение для бизнеса: сроки и условия расторжения и продления, преимущественное право, разделение обязанностей по эксплуатации, размещение рекламы на фасаде здания, сроки и порядок перерасчета арендной ставки, какие обстоятельства считаются форс-мажорными. Также рекомендуем настроить систему уведомлений об истечении срока аренды, срока уведомления о досрочном расторжении иных важных сроков, согласованных в договоре. - Шаблоны договоров
Практически любой бизнес, независимо от размера, в ходе своей обычной деятельности заключает одни и те же гражданско-правовые сделки. В основном это продажа товаров или услуг клиентам и закупка товаров и услуг у поставщиков. Соответственно, есть два пути: рассчитывать, что клиенты и поставщики пришлют свои формы договоров, либо иметь свои собственные. Мы вряд ли откроем Америку, если скажем, что, хотя закон един для всех, договор всегда составлен в пользу того, кто его составлял. Поэтому слепо принимать форму договора контрагента, даже не имея юриста, чтобы его проверить, — достаточно рискованная стратегия. Лучше сделать единовременную инвестицию в разработку шаблона, который будет включать реквизиты вашей компании, ваши стандартные коммерческие условия, сроки и выгодные вам условия расторжения, ответственности и т.п. Рекомендуемый набор шаблонов (темплейтов, стандартных форм): 1) Договор с клиентами, 2) Договоры поставки и оказания услуг – для поставщиков, 3) Акт приемки оказания услуг, 4) Дополнительно соглашение, 5) Соглашение о расторжении, 6) Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации. - Проверка контрагентов
Уже несколько лет проверка контрагентов является не только мерой предупреждения финансовых и репетиционных рисков, но и обязанностью компании с точки зрения налоговых органов. Нужно беспокоиться не только о том, уплачивает ли ваш контрагент налоги, но и сможете ли вы подтвердить, что именно он был реальным исполнителем по заключенной сделке.
Если у вас нет ресурсов на самостоятельную углубленную проверку контрагента, необходимо проводить ее хотя бы в минимальном формате, с использованием одного из многочисленных автоматизированных сервисов, как, например, СПАРК. А если ресурсы есть — на сайте налоговой опубликован полный список пунктов для проверки (например, если вы заключили договор подряда на пошив униформы, следует помимо прочего проверить наличие производственных мощностей). - Другие обязательные и рекомендуемые документы
Ряд документов, которые также должны быть в любой компании: Положение о пожарной безопасности, Журнал о прохождении инструктажа, Политика обработки персональных данных. Также рекомендуется разработать такие документы, как Антикоррупционная политика, Политика закупок и Антикризисный план. - Правовая информация
По юридическим вопросам общего характера есть масса информации в открытых источниках, и если вы ее поищете, то найдете наверняка. Помимо форумов и статей (обязательно смотрите год публикации, так как законодательство меняется очень быстро!) есть общеизвестные правовые платформы — Гарант и Консультант. Основные документы находятся в бесплатном доступе, а при платной подписке даже есть опция получения онлайн-консультаций по юридическим и налоговым вопросам. Также совершенно бесплатно можно подписаться на обновления, чтобы уведомления о всех текущих законодательных новшествах и изменениях приходили к вам прямо на почту. Далеко не обо всех новых законах пишут в новостях, и риск пропустить важное изменение, непосредственно затрагивающее операционную деятельность вашего бизнеса, очень высок. Большое количество публикаций по различным правовым дисциплинам можно найти на сайтах крупных юридических фирм. В частности, компании Большой Четверки ежегодно публикуют Doing Business in Russia, где вы можете найти краткое резюме по правовым и налоговым вопросам, а также обзор обновлений Российского законодательства. Эти издания публикуются и на английском языке, что особенно ценно, если нужно объяснить какие-то основы регулирования в России иностранным партнерам. И в завершение темы поиска информации: один из лучших профессиональных советов, который автор статьи, будучи начинающим юристом, получила от партнера американской транснациональной компании: Если ты чего-то не знаешь — ask Google.
***
Вышеперечисленные меры представляют собой некий минимум, который вы вполне можете проконтролировать самостоятельно, если есть время и возможность изучать достаточно большие объемы информации и работать с документами. Но, несмотря на название статьи, наш заключительный совет: если у вас нет юриста — найдите юриста. Если нет бюджета на постоянную штатную единицу — найдите фрилансера на удаленке, заключите рамочный договор, и в любой непонятной ситуации вам будет к кому обратиться.
Необходимо заметить, что юрист, как и врач или, например, учитель, — это профессия глубоко специализированная. Не следует обращаться к адвокату по уголовным делам по вопросам, связанным с договором аренды или спрашивать у налогового юриста, как делить доли в ООО при разводе с супругой. Поэтому для текущих вопросов лучше поискать корпоративного юриста общего профиля — как правило, это специалист, который владеет вопросами договорного, корпоративного, арендного, интеллектуального права. Также имеет смысл поспрашивать знакомых и иметь у себя контакты хорошего адвоката по уголовным делам, который сможет вам помочь в случае претензий со стороны ОБЭП или возбуждения уголовного дела, например, при неуплате налогов в особо крупном размере. То же относится и ко всем налоговым вопросам. В случае претензий со стороны налоговой или в процессе разработки налоговой политики предприятия наиболее действенную помощь вы получите именно от юриста, который специализируется на налоговом праве.
Какой бы путь вы ни выбрали, нужно помнить: dura lex sed lex — «закон суров, но закон», и его незнание, увы, не освобождает от ответственности. Желаем вам успешно решить вопросы обеспечения вашего бизнеса необходимой правовой помощью, и никогда не иметь никаких проблем с законом.